Tips og tricks: Når vi mødes virtuelt

Vi befinder os i en ekstraordinær situation. Coronavirussen har viklet sig om vores hverdag på uforudsete måder, og vi har måttet tilpasse vores normale rutiner. Den nye kontorplads, hjemmet, kan med den fysiske distance få betydning for måden, vi kommunikerer med hinanden på. Både internt i møder mellem kollegaer eller i dine møder med os som samarbejdspartner.

Spørgsmålet er nu, hvordan får vi det bedste ud af den ekstra tid, vi har i hjemmetøjet. Læs med og få vores råd til hvordan vi afholder de virtuelle møder uden at gå på kompromis med udbytte og værdi. Vi skal nemlig stadig mødes, blot sammen hver for sig.

Planlægning af møde

Virtuelle møder kan være svære, men kun hvis man ikke er ordentligt forberedt. Derfor må vi investere mere tid i forarbejdet, så møderne forløber så gnidningsfrit som muligt i cyberspace. Det er nemlig vigtigt, at vi stadig er tæt på jer og jeres forretning, selvom hverdagen nu er ændret.

• Forbered agenda og udpeg ordstyrer: Tilføj gerne en agenda i mødeindkaldelsen, så formålet med mødet er klart på forhånd. Desuden kan I med fordel skrive i mødeindkaldelsen, hvem den faciliterende ordstyrer er.
• Færre deltagere: Vær opmærksom på at mødet ikke har for mange deltagere, og at alle, der deltager, bidrager aktivt til diskussionen.
• Respekter deltagernes kalendere: Forsøg ikke at booke oveni andre aftaler medmindre du er sikker på, at det ikke forstyrrer de resterende deltageres kalender.

 

Lige før mødestart

Vi skal skabe de bedste rammer for os selv inden mødet. Placer dig selv et sted hvor afbrydelserne er på et minimum og husk følgende punkter.

• Vær punktlig: Udvis hensyn til de resterende mødedeltagere ved at være punktlig og værdsæt deres tid. Forbered dig gerne fem minutter før mødets start: Log ind, tjek at mikrofonen virker, at internetforbindelsen er stabil og læs dagsordenen igennem.
• Luk for pop ups: Det kan være en god idé at slukke for eventuelle e-mails, telefon, Facebook eller andre programmer, der kan poppe op på skærmen i løbet af mødet. Jo færre forstyrrelser desto bedre.
• Sæt videokamera på: En vigtig del af god kommunikation er, at vi kan kigge hinanden i øjnene.  Ønsker du at holde dit hjem privat, kan du i nogle programmer vælge ”Start video with blur”, så baggrunden er sløret.

 

Under mødet

Selve mødet kræver en stor portion samarbejde. Derfor skal vi i vores dialog være opmærksom på følgende.

• Brug ordstyreren: En af de store udfordringer ved online møder er at vide, hvem der skal til at tale eller, hvem der har behov for at hoppe ind. Det er derfor vigtigt, at alle respekterer ordstyrerens rolle, og at ordstyreren tager opgaven på sig.
• Brug mikrofonen aktivt: For at mindske baggrundsstøjen, der kan opstå, kan du med fordel slå din mikrofon fra, når du ikke sidder med teten. Det sikrer, at alle spændende pointer og gode idéer får den fulde opmærksomhed, de fortjener.
• Brug skærmdeling: Anvend skærmdeling eller deling af PowerPoint som et nyttigt værktøj. På denne måde sikrer vi, at alle kan følge med, og at der bliver talt om det samme.
• Brug chatfunktionen: Hvis en præsenterer, så brug chatten ved spørgsmål. Hjælp ordstyreren ved at “række hånden op” eller indiker tydeligt med dit kropssprog, at du for eksempel ønsker at få ordet, eller at du er færdig med din taletur. 
• Vær pausestærk: Vent længere på respons fra andre mødedeltagere, end du normalt ville gøre ansigt til ansigt, før du selv genoptager taleturen. 
• Opsamling: Fem minutter før mødet slutter, samler ordstyreren op. Her vil der være plads til at uddelegere opgaver og opsummere beslutninger.

Den gode arbejdsdag hjemme

Med vores nye hverdag er det vigtigt at sikre normale rammer, så arbejde og fritid ikke flyder sammen. Så hvordan får vi det bedste ud af hjemmekontoret uden at lade os distrahere af alt det, der netop følger med at være hjemme?

Vores anbefaling er at tage hul på dagen tidligt. Jo tidligere du starter, desto tidligere kan du holde fri. Desuden indebærer det også en større planlægning af hverdagen end normalt. Læg et skema – notér alle dagens gøremål, og kategorisér dem eventuelt efter tidsrum, så du har et overskueligt billede af din dag. På denne måde undgår du også unødvendige overspringshandlinger.

Et andet vigtigt punkt, som ofte kan blive glemt, er at sørge for at få holdt de nødvendige pauser. Læg en fast plan og overhold den. Sørg for at træde væk og trække luft, så du kan vende tilbage til arbejdet med et friskt perspektiv.

Mod dagens afslutning kan du med fordel lave en ny plan for den kommende arbejdsdag, så du kan starte med et godt udgangspunkt. Men allervigtigst: Hold fri, når du holder fri. Godt nok har du arbejdet lige foran dig, men sørg for at skabe lidt afstand.

Og husk: Vi står alle i samme situation, og mangler du motivation, inspiration eller sparring, så ræk ud til din nærmeste kollega, din chef eller til os. Som din samarbejdspartner står vi altid klar til at komme med nye input og idéer. Vi ses i cyberspace.