Inhimilliset virtuaalikohtaamiset

Vuorovaikutus on ihmiselle perustarve, mutta koronavirus on pakottanut meidät eristäytymään ja ottamaan etäisyyttä. Samalla se luo meille mahdollisuuden luoda ihmisten kaipaamaa läheisyyttä virtuaalikohtaamisten avulla, on se sitten suuren yleisön konferenssi tai kollegoiden kanssa toteutettu workshop.

Aloitamme useasti funktionaalisesta näkökulmasta, kuten mitä teknologiaa käytämme ja pitäisikö osallistujien pystyä keskustelemaan toistensa kanssa. Lähtökohta pitäisi kuitenkin olla siinä, minkälaisen elämyksen haluamme osallistujille rakentaa. Siinä yhdistyy funktionaalinen puoli, mutta myös emotionaalinen ja visuaalinen näkökulma.

Tähän artikkeliin olemme koostaneet parhaat vinkit etenkin funktionaalisesta näkökulmasta. Emotionaalisesta, funktionaalisesta ja visuaalisesta pyhästä kolminaisuudesta teemme erillisen artikkelin. Näillä vinkeillä pääset kuitenkin jo pitkälle, kun haluat luoda sitouttavaa ja yhteisöllistä vuorovaikutusta ruudun läpi.

Miten osallistaa ja sitouttaa osallistuja

Ihmisen keskittymisen ja sitoutumisen taso on varsin lyhyt, kun liikutaan virtuaalimaailmassa, noin seitsemän minuuttia. Siksi sisältöön kannattaa panostaa ja niiden tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä.

• Kohtaamisen arvo: Kun virtuaalikohtaamisella on selkeä arvo osallistujalle, on hän myös lähtökohtaisesti sitoutuneempi. Siksi onkin hyvä miettiä, mikä kohtaamisen arvo on osallistujille.
• Herätä kiinnostus jo ennen tapahtumaa: Mieti miten saat osallistujien kiinnostuksen heräämään jo ennen kohtaamista, on se sitten jakamalla materiaalia etukäteen tai lähettämällä personoidun lahjan. Tällöin osallistuja on sitoutuneempi heti kohtaamisen alussa ja hänet on helpompi pitää sitoutuneena läpi tapahtuman.
• Yleisön tunteminen: Jotta pystyt aidosti osallistamaan, pitää sinun myös tuntea yleisösi. Heitä yhdistää jo halu kerääntyä aiheen ympärille, mutta esimerkiksi ennakkokysymyksillä opit heistä ja heidän toiveistaan lisää. Eri fasilitointitekniikoilla saat eri persoonallisuudet osallistumaan keskusteluun.
• Käytä yhteistyökaluja ja interaktiotyökaluja: Työkaluja on lukematon määrä ja ne voivat olla yksinkertaisia jaettuja dokumentteja, monipuolisempia workshopeihin sopivia, kyselyjä tai tapoja, jolla ilmaistaan tunteita. Eri kohderyhmät haluavat eri tason osallistumista, joten tässäkin osallistujien tunteminen on tärkeää.
• Aikataulutus: Taukoja tarvitaan myös virtuaalikohtaamisissa. Jos on pidempi sessio tiedossa, jaksota osuudet 45 minuutin mittaisiksi, jonka jälkeen on hyvä pitää tauko. Kerro agenda ja aikataulu alussa ja pidä siitä kiinni.
• Minimoi häiriötekijät: Uni, liikunta, ruoka ja juoma ovat itsestään selviä asioita, mutta unohtuvat silti helposti. Muistuta osallistuja näiden tärkeydestä ennen kohtaamista. On myös tapoja, jolla esimerkiksi nettiselaimen tabin pystyy lukitsemaan, jolloin houkutus käydä välillä katsomassa kissavideoita vähenee.
• Anonymiteetti: Jos kyseessä on tuttujen ja pienemmän porukan kanssa käytävä palaveri, suosi videota. Silloin kynnys tehdä jotain muuta kohtaamisen aikana vähenee, samalla kun se luo inhimillisemmän aspektin. Jos kyseessä on isompi joukko, ennestään toisilleen tuntemattomia osallistujia, on hyvä osallistua kuvalla ja koko nimellään. Se vähentää epäasiallisten kommenttien määrää, mutta ei tunnu osallistujille liian henkilökohtaiselta.
• Lisää kohtaamiseen taikaa: Lisää jotain odottamatonta, kuten 10 minuutin puheenvuoro alan asiantuntijalta, toimita osallistujille ruokaa tai käytä elähdyttävää sisältöä. Sillä ilahdutat osallistujia ja keskittyminen sekä sitouttaminen kohenee.

Teknologian rooli virtuaalikohtaamisissa

Lähestymme virtuaalikohtaamisia usein teknologia edellä, mikä onkin luonnollinen ja konkreettinen tapa. Lähtökohta pitäisi kuitenkin olla ideassa ja tarinassa, jota haluamme kertoa. Sen kautta pystymme myös määrittelemään, minkälaista teknologiaa tarvitsemme.

Teknologian rooli muuttuu tällöin mahdollistajaksi, jolla voimme parantaa, laajentaa ja arvioida virtuaalisen kohtaamisen. Teknologian avulla pystymme halutessamme luomaan kokonaan uusia virtuaalisia maailmoita tai tuomaan virtuaalisia elementtejä osallistujien omaan ympäristöön. Tämän tyyppisillä ratkaisuilla voidaan myös sitouttaa ihmisiä, mutta sisällön ja tarinan tulisi kuitenkin aina olla ytimessä.

Mikäli suunnittelet virtuaalitapahtumaa ja tarvitset apua suunnittelussa, kokemuksen luomisessa taikka toteutuksessa, pystymme auttamaan sinua. Ole yhteydessä, niin voimme ideoida yhdessä!

Kirjotus on kooste MKTG:n ja Dentsun järjestettävästä virtuaalitapahtumasta, joka on katsottavissa 6.4.2020 asti.