我們將使用您的個人資訊來評估您是否適合該職位，進行篩選，為所需的任何面試和評估做準備，並與您聯繫以安排、執行、評估和反饋評估和面試，如果成功，則為您提供錄用通知/為您提供僱傭合約。這適用於所有員工，無論您是直接向我們提出申請、被添加為潛在客戶還是通過代理或任何其他第三方添加，都適用。

為此，我們將蒐集：

• 用於確認您身份的聯繫方式和其他資訊。這包括您的姓名、性別、地址、電話號碼、出生日期和電子郵件位址;
• 有關您的工作經歷和技能的資訊。這包括您的簡歷、申請表、參考資料、資格記錄、技能、培訓和其他合規要求。這還可能包括您何時聯繫我們、電子郵件、網路聊天和電話交談的記錄;和
• 我們和您通過招募活動的組合生成的資訊，以進一步評估是否適合該職位，例如面試、評估中心、評估/測試（認知能力測試、技能測試、性格測試、工作類比、心理測試等）。例如，您可以完成筆試，或者我們可能會做面試記錄。

在電通工作後，我們還會使用您的個人資訊來評估您是否適合您可能申請的其他職位或可能分配給您的專案。

我們將使用內部資源或經批准的第三方進行就業前檢查（在法律允許的情況下），以確定工作資格，並進行其他與每個工作角色的風險和責任相稱的就業前檢查，例如犯罪記錄、財務制裁等，並在必要時跟進提供給我們的參考資料和潛在的其他來源。

我們將處理和記錄任何在電通工作的員工的個人資訊，即使他們在第一天沒有出現。

在適用的情況下，我們將根據您告知我們或我們瞭解的可訪問性要求對招募流程進行合理調整。

為此，我們可能會根據具體情況蒐集有關您的資訊，以幫助我們評估需要做出的調整或可能適用的工作限制。這可能包括您的國籍、第一語言以及任何無障礙要求的詳細資訊。

• 協助您履行職責

我們將維護和處理員工管理所需的一般記錄，以履行您與電通組織之間的合約/僱傭或服務合約，並且我們需要分配和管理您的義務和責任以及與之相關的商務活動。

根據您所在的地區，我們可能會出於包括但不限於以下目的處理和記錄您的個人資訊：

• 蒐集資訊以方便您加入組織。例如，當您接收 IT 設備並在我們的系統上設置您，或者如果您遠端工作，則將物品發送到您的家庭住址時。
• 在您的角色、地點或經理發生變化時促進公司內部的變動。
• 如果您搬遷到其他地點，則有適當的流程來支持簽證申請、稅務和搬遷援助。
• 進行員工調查、新加入者或離職者調查。
• 我們可能需要回應新僱主、抵押、貸款或租賃公司等為您提出的推薦請求。
• 對於某些休假申請，我們需要表明休假性質和持續時間的資訊，以便我們能夠根據需要批准、應用正確的政策並重新分配工作負載。
• 在某些地點和某些角色，需要跟蹤加班時間。
• 如有要求，我們將需要處理所需的資訊，以説明您參加您有資格參加的活動和計劃。
• 在一些電通地點，我們有員工代表小組，當員工加入或離開公司時，需要通知他們。

這包括提供和管理薪酬、福利（例如退休金/退休計劃、保險、有益於您的健康和福祉的保單等）以及認可/激勵計劃。這可能涉及我們將適當的個人資訊傳遞給相關的第三方供應商，以便他們與您聯繫，或者您可以直接向他們註冊。我們還將向相關第三方提供您指定的任何受益人的詳細資訊，以防發生死亡或其他福利。

我們可能會使用第三方供應商來獲得福利和認可系統，我們將確保我們遵守法律要求，並確保您的個人資訊受到他們的適當保護。

我們將根據法律要求運行薪酬基準流程和報告，並確保我們以同工同酬為員工提供適當的獎勵。

我們將處理與員工獎勵、表彰計劃和激勵措施相關的個人資訊，以獎勵表現良好。

我們可能會在特殊場合（例如您的生日）與您聯繫或向您發送禮物，並表彰為我們工作的“服務年資”里程碑。我們將使用您提供給我們的任何個人資訊（無論是在 HRIS 中還是更普遍地）來執行此作，但您始終可以通過聯繫您的人事負責人或通過 Ask People Services 提出案例來要求不要發生這種情況。

在適用的情況下，我們可能需要進行審核，以評估或調查績效、能力、行為、缺勤或申訴問題以及其他非正式和正式的人力資源或法律流程，以做出相關的管理決策以及我們與您簽訂的合約所要求的任何其他內容。

我們將定期審核和追蹤您的績效。您的個人資訊將被儲存，以追蹤您的進度。您的資料使用方式可能包括：

• 設定目標和目標。
• 根據具體的行動計劃，針對已識別的缺陷追蹤進度。
• 根據您當前角色和其他角色跟蹤您的能力。
• 從經理、同事、直接下屬和組織中的其他人那裡蒐集反饋。
• 管理員工完成目標/任務的獎勵。

這涉及提供和管理薪資單，包括稅收和社會福利扣除和繳款，以及法律或合約要求的任何其他扣除或扣押。

我們通常會使用第三方供應商來提供福利，我們將確保我們遵守法律要求，並確保您的個人資訊受到適當的技術和組織措施的保護。

這涉及報支您支付的被認為是真實業務成本的費用或提供公司信用卡。

我們經常使用第三方供應商來制定費用系統和信用卡計劃，我們將確保遵守法律要求，並確保您的個人資訊受到適當的技術和組織措施的保護。

• 確保我們的企業成功

我們將根據您在 dentsu 的日常活動處理您的個人資訊。處理的資訊類型將取決於您的角色性質，但可能包括：

• 在內部成為群組/“所有辦公室”電子郵件分發清單的一部分;
• 能夠訪問員工業務記錄，例如電子郵件、Office 365、Teams 和 OneDrive;
• 員工時間管理和調度，包括時程表記錄;
• 與客戶分享聯繫資訊，包括用於推銷的資訊;
• 服務預訂和開具發票;
• 邀請您參加並確認您參加電通內部和外部活動;
• 向中央服務管理系統（例如 ServiceNow）提供知識並回應服務停機時間;
• 記錄內部系統供應商的IT服務台工單，以及允許IT員工遠端作員工系統以修復/管理請求的系統（當您授予訪問許可權時）;
• 跟蹤 Intranet 使用方式。您可以在 Intranet 上進行搜索;資訊將出現在您製作內容的頁面上;
• 會議室和辦公桌預訂系統。
• 
  

您的個人資訊可能會被儲存，以便電通管理其業務運營並為未來做出適當的規劃。

這將包括資源規劃、專案規劃、員工成本管理、資源分配、客戶盈利能力分析和時程表合規性。管理者需要評估他們的直接下屬，以評估潛在水準、留存風險和損失影響。為此，我們將持續處理您的個人資訊。

這包括管理預測、預算/帳戶管理和未來規劃。

我們會不時向第三方服務提供者（例如 Microsoft Dynamics 365）揭露您的個人資訊，以協助我們的會計和審計流程。

我們建立了系統來防止未經授權訪問我們的電腦和電子通訊系統，並防止惡意軟體的分發。處理您的個人資訊有多種原因，包括對合法用戶進行身份驗證、在發生事件時與您聯繫、網路釣魚意識培訓和測試、設置IT警報以及限制公司資訊的儲存位置。

為了進一步增強安全性，我們為電通管理的設備和個人設備上的電通企業應用程式部署了安全的企業瀏覽器。該系統監控使用者瀏覽活動，以防範惡意網站、威脅和惡意軟體，捕獲和儲存所有與瀏覽器相關的流量，包括（但不限於）訪問的網站、資訊傳輸、IP 位址和 dentsu 電子郵件位址。

請注意：此系統不會：

• 監控您個人設備上的其他瀏覽器（例如 Chrome、Edge、Safari 等）;我們將蒐集的唯一資訊與與企業應用程式的交互有關。
• 蒐集您在網站上執行的任何輸入或點擊，包括填寫表格、回答問題或更新詳細資訊。我們只蒐集完整的 URL。
• 處理、關聯或共用蒐集的任何資訊，除非它觸發安全事件。

我們這樣做是為了審查和更好地了解員工保留率和流失率，並瞭解我們系統/計劃的成功。這有助於為我們的業務決策提供資訊，我們通常會尋求外部各方的協助來做到這一點。

您的資訊可能會被蒐集用於業務運營和報告，例如準備年度報告（可能使用照片圖像和圖表）以及員工敬業度或基準問卷。您的資訊（如果使用）通常會被匿名化，因此不會識別您的個人身份。

我們還將運行資訊挖掘來評估我們系統的成功，並分析我們如何説明您更高效地工作。

• 讓我們保持合規

我們需要根據需要監控和記錄活動，以證明合規性。這包括利益衝突記錄、禮品和招待、反賄賂和腐敗報告，以及強制性合規培訓。

這還包括我們在產假或育嬰假立法、工作時間和健康與安全立法、稅收規則、員工諮詢要求、電通應遵守的其他僱傭法律和法規方面的義務。

個人資訊也被保留，使我們能夠處理員工在電通工作期間或之後可能提出的資訊主體權利請求。

我們偶爾需要遵守公共機構的合法請求（包括但不限於滿足國家安全或執法要求）、證據開示請求，或者適用法律、法院命令、政府法規或監管機構（包括但不限於資訊保護、稅務和就業）另有要求或允許的情況，無論是在您所在的國家/地區境內還是境外。

我們還需要蒐集種族、殘疾、年齡、宗教/信仰、性別和性取向等資訊，以遵守平等和多元化要求，並幫助改進公司的僱傭實踐。

我們開展 D&I 和社會影響計劃，並要求所有員工簽署 DEI 承諾，為此我們將處理您的個人資訊。

在電通工作期間，您將接受各種培訓計劃，以提高您的技能並滿足強制性合規要求。這取決於您的角色和工作地點，但可能包括：

• 強制性資訊保護、道德與合規、智慧財產權、行為準則和安全電子學習課程。員工完成這些培訓課程的情況將被記錄和儲存。根據市場級別和全球要求，可能會添加額外的必修培訓課程，並且需要完成這些課程。
• 外部教練偶爾會主持會議。在獲得同意的情況下，將與這些教練共用基本個人資訊。
• 在某些市場，我們開展了導師計劃，以協助學員的進步和學習。跟蹤參與資訊，並使用員工個人資料資訊來選擇合適的導師/學員匹配。
• 可用的學習平臺將跟蹤學習內容的利用率、評估分數、平臺訪問、學習完成情況和實時學習計劃的出勤率。

這將包括我們需要處理有關缺勤的資訊或（在適用法律要求或允許的情況下）有關身體或心理健康或狀況的醫療資訊，以便：評估喪失工作能力或永久殘疾相關薪酬或福利的資格;確定適合工作;促進重返工作崗位;對職責或工作場所進行調整或調整;並做出有關就業或聘用、繼續就業或聘用、重新部署以及與行為相關的流程的管理決策。

這包括在與工作相關的傷害、疾病、健康和安全管理方面提供支援，提供您可能需要的任何無障礙支援（包括您在加入我們時在健康聲明中告知我們，並在適當時由您更新），以及在需要時聯繫您的緊急聯繫人。這可能包括我們轉介給職業健康服務機構並協助您申請健康情況不佳的退休。

任何在緊急情況下需要幫助離開大樓的工作人員都將通過個人緊急疏散計劃 （PEEPS） 將他們的資訊提供給消防員。這些消防員和任何急救人員的資訊也將儲存在公司系統中，包括他們接受的培訓。

在一些電通地點，我們將進行螢幕設備（DSE）評估和新孕媽媽（NEM）評估，以確保工作站適合所有員工。

法律還要求我們記錄工作場所發生的任何事故的詳細資訊。

如果發生緊急情況或對您或我們的業務構成潛在威脅，例如自然災害或網路攻擊，我們可能會與您聯繫。此類緊急情況或災難可能包括火災或在正常情況下無法開展業務的任何其他情況。

為確保您及時瞭解此類事件，我們可能會使用您提供給我們的任何個人資訊（無論是在 HRIS 中還是更普遍地提供），其中可能包括您的私人聯繫方式，例如私人電話號碼或電子郵件。

以下是範圍內的方案：

• 惡劣天氣
• 緊急服務/安全事件
• 突發衛生事件
• 網路安全
• 重大技術失敗

• 解決爭議

為紀律處分或解僱蒐集證據。

有時，我們可能需要蒐集與您在電通工作期間發生的任何指控、投訴、調查和紀律處分程式相關的個人資訊，無論您在此過程中擔任什麼角色。

這可能包括員工的「舉報或立即舉報」 並通過第三方服務處理。

在所有情況下，都需要在任何調查期間蒐集和記錄證據。

我們可能還需要代表電通管理訴訟程式。您的資訊可能會在需要時進行處理。

當您離開電通時，我們會運行涉及您個人資訊的某些流程，以瞭解您離開電通的原因，幫助經營我們的業務或支持我們的法律義務。

當您離職時，我們可能會進行離職面談，並要求您參加離職者調查。

當我們準備您的出發時，例如當您歸還 IT 設備或公司信用卡時，將使用您的資訊。如果您遠端工作，這可能涉及使用您的家庭住址。

我們還將保留資訊以管理和管理您的退休金和其他相關法律義務。

在您離職後，我們將保留某些資訊，以了解和證明您的角色做出的決策，並維護企業內部的知識;例如，這可能包括您的交接記錄或您發送的電子郵件。我們這樣做是因為使用這些資訊來幫助經營我們的業務符合我們的利益，或者可能是為了支持我們的法律義務。

我們還可能詢問您是否願意選擇加入我們的校友營銷計劃，以便您接收有關電通的資訊和有關新職位空缺的資訊。