我們將使用您的個人資訊進行篩選、安排面試及評估，並在成功時向您提供聘用協議。這適用於所有工作人員，無論您是直接申請、被列為潛在候選人，還是通過第三方申請。為此，我們將收集：

• 聯絡資料及身份確認資訊，包括姓名、性別、地址、電話、出生日期及電郵；
• 有關您的就業歷史及技能的資訊，包括履歷、申請表、推薦信、資格證明、培訓及合規要求記錄，亦可能包括您與我們聯絡的記錄（如電郵、網上聊天及電話）；
• 由我們及您產生的資訊，例如面試、評估中心、能力測試、技能測試、性格測試、職位模擬、心理測驗等。例如，您可能需要完成筆試，或者我們可能會記錄面試筆記。

一旦您在Dentsu工作，我們也會使用您的個人資料來評估您是否適合您可能申請的其他職位或我們可能分配給您的工作。

我們將進行入職前審查（如法律允許），以確定工作資格及其他與職位風險和責任相稱的審查（如犯罪記錄、金融制裁等），並跟進推薦信及其他必要來源。

我們將處理並記錄所有獲得Dentsu聘用人員的個人資料，即使他們在第一天沒有上班。

合法權益、

合約必要性、法律義務

如您未被錄用，我們會在合理期限內保留您的資料，以便有合適職位時聯絡您。保留期限因您所在地區而異。如需刪除資料，請聯絡您所在地區的資料保護官，或電郵致DPO@dentsu.com，我們將很樂意協助處理您的請求。

您亦可透過登入申請帳戶，要求刪除我們人力資源系統中所持有的所有資料。

如有需要，我們會根據您提出或我們得知的無障礙需求對招聘流程作出合理調整。

就此目的，我們可能會根據具體情況收集有關您的資訊，以協助我們評估需要作出的調整或可能適用的工作限制。

這可能包括國籍、語言偏好及無障礙需求詳情。

合法權益、

法律義務

在某些國家，根據當地法律，我們可能會要求您提供種族、殘疾、年齡、宗教/信仰、性別及性取向等資訊，以符合法律要求及改善我們在僱傭方面的作業手法。

我們將維護並處理為管理員工所需的一般記錄，以履行您與Dentsu組織之間的僱傭合同／協議或服務合同，並分配及管理您的職責、責任以及相關的業務活動。

根據您所在的地點，我們可能會出於包括但不限於以下目的處理及記錄您的個人資料：

• 收集資訊以協助您加入本組織。例如，當您領取資訊科技 (IT) 設備並設置我們的系統帳戶，或在您遠端工作 (remote working) 時將物品寄送到您的住址。
• 在您的職位、地點或經理發生變動時，協助您在公司內部調動。
• 如果您調職到其他地點，我們有相關流程支援您的簽證申請、稅務及搬遷協助。
• 進行員工調查、新員工或離職員工調查。
• 我們可能需要回應為您提出的推薦信請求，例如來自新僱主、按揭或租賃公司等。
• 對於某些休假申請，我們需要獲取休假性質及長度的資訊，以便批准、應用正確政策並在需要時重新分配工作量。
• 在某些地點及部分職位，需追蹤加班情況。
• 應要求時，我們需處理協助您參與您有資格參加的活動及項目所需的資訊。
• 在部分Dentsu營運地點，我們設有員工代表組織，需在員工入職或離職時獲得通知。

合法權益、

合約必要性、

法律義務

這包括提供和管理薪酬、福利（例如退休金／退休計劃、保險、促進您健康和福祉的政策等）以及表彰／獎勵計劃。這可能涉及我們將適當的個人資料轉交給相關的第三方供應商，以便他們能夠聯絡您，或者您也可以直接向他們登記。我們亦會向相關第三方提供您所指定的受益人資料，以便在您身故或享有其他福利時作出安排。

我們可能會使用第三方供應商來提供福利和表彰系統，並確保我們遵守法律要求，並由他們妥善保護您的個人資料。

我們會根據法律要求進行薪酬基準比較和報告，以確保我們為員工提供公平的薪酬。

我們會處理與員工獎項、表彰計劃和激勵措施相關的個人資料，以獎勵優秀表現。

在您的生日或表彰您在本公司服務年資等特別日子，我們可能會聯絡您或向您送贈禮物。我們會使用您在我們的人力資源資訊系統（HRIS）或其他方式提供的任何個人資料來進行這些安排，但您隨時可以聯絡您的員工主管或通過「詢問人力資源服務」（Ask People Services）提出申請，要求我們不再這樣做。

合法權益、

合約必要性、

法律義務

如適用，我們可能需要進行審查，以評估或調查工作表現、能力、行為、缺勤或申訴問題，以及其他非正式和正式的人力資源或法律程序，以作出相關管理決策及履行與您之間合約所需的其他事項。

我們將定期審查及追蹤您的工作表現。您的個人資料將被儲存以追蹤您的進展。您的資料可能會被用於以下方式：

• 設定目標與宗旨。
• 根據具體行動計劃，追蹤在已識別不足之處的改進進度。
• 追蹤您在現有及其他職位上的能力表現。
• 收集來自經理、同事、直屬下屬及組織內其他人的反饋意見。
• 管理員工因完成目標／任務而獲得的獎勵。

合法權益、

合約必要性

處理員工工作

相關索賠

如有需要，我們將需要處理由你提出或涉及你的任何因疾病或受傷而提出的索賠。

這包括提供和管理薪資發放，包括稅務及社會保險的扣除與繳納，以及法律或您的合約所要求的其他扣除或扣押。

我們經常會使用第三方供應商來處理福利和獎勵系統，並確保我們遵守法律規定，並以適當的技術和組織措施保護您的個人資料。

合法權益、

合約必要性

這包括在您因業務需要而支付被認定為真正商業成本的費用時進行報銷，或提供公司信用卡的使用權限。

我們經常會使用第三方供應商來處理費用系統和信用卡計劃，我們將確保遵守法律要求，並以適當的技術和組織措施保護您的個人資料。

合法權益、

合約必要性

我們會因應您在Dentsu日常工作中的活動處理您的個人資料。所處理的資料類型將取決於您的職務性質，但可能包括：

• 內部群組／「全體員工」電郵分發名單的一員；
• 有權限存取員工業務記錄，例如電郵、Office 365、Teams 及 OneDrive；
• 員工時間管理及排程，包括工時記錄 (Timesheet)；
• 與客戶分享聯絡資料，包括用於提案 (pitch)；
• 預訂及開立服務發票；
• 邀請您參加並確認你出席內部及外部的電通活動；
• 向中央服務管理系統（如 ServiceNow）提供知識，並回應服務中斷情況；
• 向內部系統供應商登記資訊科技服務台工單，以及允許資訊科技人員在您授權的情況下遠端操作員工系統以修復／管理請求的系統；
• 追蹤內聯網的使用情況。您將可在內聯網上被搜尋到，您所產生的內容亦會顯示於相關頁面；
• 會議室及辦公桌預訂系統。

合法權益、

合約必要性

您的個人資料可能會被儲存，以便Dentsu管理其業務運營並為未來作出適當規劃。

這將包括資源規劃、項目規劃、員工成本管理、資源分配、客戶盈利能力分析以及工時合規。經理需要評估其直屬下屬的潛力水平、留任風險及損失影響。您的資訊將會為此目的持續被處理。

這包括管理預測、預算／帳戶管理以及未來規劃。

我們會不時向第三方服務供應商（例如 Microsoft Dynamics 365）披露您的個人資料，以協助我們的會計和審計流程。

合法權益、

合約必要性

我們會使用您的資訊防止及偵測非法活動，包括資訊科技及建築存取權限、安全監控、CCTV、詐騙偵測等。

合法權益、

法律義務

我們已設有系統，以防止未經授權存取我們的電腦及電子通訊系統，並防止惡意軟件的散播。我們處理您的個人資料有多項原因，包括驗證合法用戶、在發生事故時聯絡您、進行釣魚意識的培訓與測試、設置資訊科技警報，以及限制公司資料的儲存位置。

為進一步提升安全性，我們已在 Dentsu 管理的裝置上，以及個人裝置上的 Dentsu 企業應用程式中，部署了一個安全的企業瀏覽器。此系統會監控用戶的瀏覽活動，以防範惡意網站、威脅及惡意軟件，並會擷取及儲存所有與瀏覽器相關的流量，包括（但不限於）造訪的網站、資料傳輸、IP 位址及 Dentsu 電子郵件地址。

請注意：此系統不會：

• 監控您個人裝置上的其他瀏覽器（例如 Chrome、Edge、Safari 等）；我們僅收集與企業應用程式互動相關的資料。
• 收集您在網站上輸入或點擊的任何內容，包括填寫表單、回覆問題或更新資料。我們只會收集完整的網址（URL）。
• 處理、關聯或分享任何所收集的資訊，除非該資訊觸發了安全事件。

合法權益、

法律義務

這可以包括與商業交易或服務轉移相關的計劃、盡職調查和實施，這些都會影響您與Dentsu的關係。例如，併購或根據自動轉移規則轉移您的僱傭關係。Dentsu可能需與關聯公司共享資料。

我們這樣做是為了審查並更好地了解員工的留任和流失率，以及了解我們系統／計劃的成效。這有助於指導我們的業務決策。我們經常會借助外部機構的協助來完成這些工作。

您的資料可能會被收集用於業務運作和報告文件，例如: 編製年度報告。這些報告可能會使用照片和圖表，以及員工參與度或基準問卷調查。若使用您的數據，通常會進行匿名處理，以確保您不會被個人識別。

我們亦會進行數據挖掘，以評估我們系統的成效，並分析如何協助您更有效率地工作。

我們有責任根據法律合規的要求，監控並記錄相關活動。這包括利益衝突記錄、禮品及款待、反賄賂和反貪污報告，以及強制性合規培訓。

這同時涵蓋我們在產假或育嬰假法例、工時及健康與安全法例、稅務規定、員工諮詢要求，以及Dentsu所受約束的其他僱傭法律和法規方面的義務。

我們亦會保留個人資料，以便在僱員於Dentsu任職期間或離職後，處理其提出的資料當事人權利申請。

我們有時亦需遵守政府或監管機關的合法要求（包括但不限於滿足國家安全或執法需要）、證據披露要求，或在適用法律、法院命令、政府法規或監管機構（包括但不限於資料保護、稅務及僱傭）要求或允許的情況下作出配合，無論這些要求是在您所在國家內或境外。

合法權益、

法律義務

我們還需要收集有關種族、殘疾、年齡、宗教／信仰、性別和性取向等資訊，以符合法律對平等與多元的要求，並協助改善公司的僱用政策。

我們推行多元共融（D&I）及社會影響力相關計劃，並要求所有員工簽署多元、公平與共融（DEI）承諾書，屆時您的個人資料將會被處理。

合法權益、

法律義務

在您於Dentsu任職期間，您將參加各種培訓課程，以提升您的技能並履行強制性的合規要求。這些課程會根據您的職務及工作地點而有所不同，可能包括：

• 強制性資料保護、道德與合規、知識產權、行為守則及資訊安全的線上學習課程。員工完成這些培訓課程的情況將被記錄並保存。根據市場層級及全球要求，可能會新增其他必修課程，並要求員工完成。
• 外部教練有時會舉辦培訓課程。在獲得同意的情況下，將會與這些教練分享基本個人資料。
• 在某些市場，我們會實施導師計劃，以協助學員的成長與學習。參與數據將被追蹤，並可能使用員工的個人資料來配對合適的導師與學員。
• 可用的學習平台將會追蹤學習內容的使用情況、評估分數、平台訪問、學習完成情況以及現場學習課程的出席情況。

合法權益、

法律義務

這將包括我們需要處理有關缺勤的信息，或（在適用法律要求或允許的情況下）有關身體或心理健康狀況的醫療信息，以便：評估因無能力工作或永久殘疾而獲得薪酬或福利的資格；判斷是否適合工作；協助重返工作崗位；對職責或工作場所作出調整或安排；以及就僱傭或聘用、持續僱傭或聘用、重新調配及與行為有關的程序作出管理決策。

這包括在工作相關傷害、疾病、健康與安全管理方面為您提供支持，提供您可能需要的無障礙支援（包括您在加入我們時於健康聲明中告知我們的情況，以及您在適當時更新的信息），以及在有需要時聯絡您的緊急聯絡人。這可能包括我們向職業健康服務部門作出轉介，並協助您申請因健康不佳而退休。

任何在緊急情況下需要協助撤離建築物的員工，其信息將通過個人緊急疏散計劃（PEEPS）提供給消防指揮員。這些消防指揮員及任何急救人員的資料，包括他們所接受的培訓，也會儲存在公司系統中。

在某些Dentsu地點，我們會進行顯示屏設備（DSE）評估及新孕婦（NEM）評估，以確保所有員工的工作站都合適。

我們亦依法需要記錄在工作場所發生的任何意外的詳細資料。

合法權益、

法律義務

我們可能會在發生緊急情況或對您或我們業務構成潛在威脅時聯絡您，例如：自然災害或網絡攻擊。這些緊急情況或災難可能包括火災，或任何其他導致業務無法在正常情況下運作的情形。

為確保您能及時獲悉此類事件，我們可能會使用您提供給我們的任何個人資料（無論是在人力資源資訊系統中或以其他方式提供），這些資料可能包括您的私人聯絡方式，例如：私人電話號碼或電郵地址。

以下是相關範疇的情景：

• 嚴重天氣
• 緊急服務／保安事故
• 健康緊急情況
• 網絡安全
• 重大技術故障

蒐集用於紀律處分或解僱的證據

有時候，我們可能需要收集與您在Dentsu工作期間所發生的任何指控、投訴、調查及紀律程序相關的個人資料，無論您在該過程中擔任何種角色。

這可能包括員工透過第三方服務提交的「舉報或立即反映」報告。所有案件的證據都需要在調查期間收集並記錄。

我們亦可能需要代表Dentsu處理訴訟程序。在有需要的情況下，您的資料可能會被處理。

監控工作通訊

根據相關法律，我們保留權利監控及掃描您使用我們所提供的帳戶、網絡及設備進行工作時所發送的電子通訊。這是為了確保Dentsu的資訊科技資源在符合法律及Dentsu政策的前提下被正確使用。您可以在 Neon 上的《可接受使用政策》中了解更多有關使用Dentsu 資訊科技資源的資訊。

合法權益、

法律義務

當您離開Dentsu時，我們會針對您的個人資料進行某些處理，以了解您離職的原因，協助我們營運業務，或履行我們的法律義務。

在您離職時，我們可能會進行離職面談，並邀請您參加離職員工調查。

在您準備離職期間，例如歸還資訊科技設備或公司信用卡時，我們會使用您的資料。如果您是遠端工作，這可能會涉及使用您的住址。

我們亦會保留相關資料，以管理和處理您的退休金及其他相關法律義務。

合法權益、

合約必要性、

法律義務

有時我們需要處理涉及您或其他人的索賠或爭議。這可能包括工作中的事故。我們這樣做是因為我們有法律義務提供信息，或者這符合我們提出或辯護索賠的利益。

合法權益

業務管理與規劃

當您離開後，我們將保留某些資訊，以便了解並證明您在職位上的決策過程，並維持公司內部的知識傳承；例如，這可能包括您的交接筆記或您發送過的電子郵件。我們這樣做是因為我們有權益使用這些資訊來協助公司運作，或者是為了履行我們的法律義務。

我們也可能會詢問您是否願意加入我們的校友行銷計劃，讓您可以收到有關電通的資訊以及新的職位空缺消息。

合法權益、

合約必要性

如有需要，我們可能必須使用您的個人資料，以履行我們在您受僱期間對第三方（例如稅務機關及專業團體）的相關義務。

合法權益、

法律義務

在適用法律要求或允許的情況下，我們會實施監察計劃，以確保在受當地反歧視法保護的個人特徵方面，實現機會平等和多元共融。

合法權益、

法律義務